٤ عنصر اصلى در طراحی اتاق كنفرانس

هيچ چيز هيجان انگيز تر از راه رفتن در يك فضاى خالى و تصور اينكه شما چگونه آن را به دلخواه خود طراحى مى كنيد، نيست. در انتخاب مكان اوليه بايد به دقت به پلان مجموعه توجه كنيد. سعى كنيد فضايى را انتخاب كنيد كه قابليت تبديل به يك محيط كار باز “Open Office” را داشته باشد تا كارمندان را تشويق به كار كند. اما در انتخاب يك فضا بايد دقت بيشترى به خرج دهيد و آن هم اتاق كنفرانس مى باشد. 

اتاق كنفرانس متعلق به شخص خاصى نيست، در واقع يك فضاى جمعى است كه از عملكرد آن تمامى افراد بهره مى برند. اين فضا مكانى است كه در آن جلسات برگزار مى شوند و بسيارى از ايده ها در این مكان شكل مى گيرد.  شما در اين فضا وارد مى شويد و بعد از اتمام جلسه بر سر ميز خود بر مى گرديد. بنابراين ممكن است در طى فرآيند طراحى به اين فضا توجه كافى نشود و بر اساس همين تفكر غلط اين مكان به فضايى پيش پا افتاده تبديل شود و به قرار دادن يك ميز كشيده با صندلى هاى بزرگ و كار گذاشتن سيستم صوتى و تصويرى بسنده كنند. شركت هايى كه در همين حد براى اتاق كنفرانس خود اهميت مى دهند، در حقيقت يك فرصت بزرگ را براى تحت تأثير قرار دادن مشتريان و جلب توجه آنان از دست مى دهند. تمامی شركت ها احتياج به يك اتاق كنفرانس دارند. تمامی تصميم هاى تجارى مهم در اين اتاق اتفاق مى افتد. گاهى با ارائه يك طرح و یک ايده جدید، معاملات بزرگى در آن به وقوع مى پيوندد.

در بسيارى از موارد اتاق كنفرانس تنها بخشى از شركت محسوب مى شود كه مشتريان در آن حضور طولانى مدت دارند، بنابراين اين مسئله مهم است كه به اتاق كنفرانس نيز همانند بخش هاى ديگر شركت اهميت داده شود. 

در زير به ٤ عنصر اصلى اتاق كنفرانس اشاره مى شود؛ 

١- مبلمان هاى راحت

مبلمان هاى به كار رفته در اتاق كنفرانس نقش حياتى را در اين فضا بر عهده دارند. آن ها نه تنها مُعرف شركت شما بوده و در ارزيابى شركت شما از سوى ديگران بسيار موثراند، بلكه ميزان راحتى و آسايش آن ها كيفيت جلسه شما را تحت تأثير قرار مى دهد. به كارگيرى مبلمان هايى كه راحت نيستند، تمركز و توجه مشتريان و حُضار را در طول جلسه كاهش مى دهد. ميزهايى كه بيش از اندازه كوچك باشند مى تواند موجب احساس ناراحتى شود كه در نهايت به نارضايتى در طول جلسه منجر خواهد شد. نصب يك LCD بزرگ و خوب دليل به بهترين انتخاب براى اتاق كنفرانس نمى باشد. در انتخاب مبلمان اين فضا بايد بين زيبايى و راحتى تعادل لازم را برقرار كنيد و در اين صورت قادر خواهيد بود تمركز و بهره ورى شركت كنندگان را در طول جلسه افزايش دهيد. 

اتاق کنفرانس

٢- برخورداری از فضای ارائه شفاف و واضح

قبل از طراحى و چيدمان اتاق كنفرانس بايد محل ارائه خود را در نظر بگيريد، سپس به نوع چيدمان ميز و صندلى ها فكر كنيد و اينكه حضار چگونه بايد هنگامى كه روى صندلى خود نشسته اند به فضاى ارائه شما تسلط داشته باشند. آيا همگى به صفحه نمايش ديد دارند؟ و دیگر اینکه آيا همگى به وسائل ضرورى دسترسى دارند؟ 

قرار دادن يك ميز كشيده و تعدادی صندلى در دور تا دور آن كارى آسان به نظر مى رسد، ولى در اتاق كنفرانس دانستن اينكه شخص پرزنت كننده كجا مى ايستد و ديگر شركت كنندگان كجا جاى گرفته اند، بسيار مهم است. اگر محدوده ارائه خود را طورى تنظيم كنيد كه نيمى از شركت كنندگان براى ديد داشتن مجبور به چرخش شده و به ديگر افراد پشت كنند، شرايط جلسه كمى سخت تر مى شود. 

در آخر به اين نكته توجه كنيد كه تمام افراد شركت كننده در جلسه بايد بتوانند با تكنولوژى اتاق كنفرانس شما ارتباط برقرار كنند و از آن استفاده كنند. بنابراين اين فناورى بايد كاملاً عملكردگرا باشد. استفاده از پروژكتورهاى زيبا و گران هنگامى كه هيچ كس نمى تواند طرح را ببيند، عملاً بى فايده مى باشد. 

اتاق کنفرانس

٣- استفاده از فناورى هاى كاربردى و انعطاف پذير

در هنگام تنظيم فناورى در اتاق كنفرانس، چند عنصر كليدى وجود دارد؛ استفاده و تنظيم وسائل ديجيتالى بايد تا حد امكان ساده باشد. هيچ چيز به اندازه گذاشتن وقت زياد براى راه انداختن يك سيستم نااميد كننده نيست. ساده ترين راه براى حل اين مشكل استفاده از جديدترين تكنولوژى هاى روز مى باشد. استفاده از تلويزيون اپل با Airplay كه كاربرانى كه از Apple استفاده مى كنند بتوانند به راحتى با لپ تاپ خود به آن متصل شوند، يكى از اين راه حل ها مى باشد. براى پشتيبانى بيشتر حتماً از اينترنت هاى سيم دار نيز استفاده كنيد تا در صورت لزوم، هنگامى كه Wi-Fi به مشكل مى خورد از آن استفاده كنيد تا جلسه تان با مشكل مواجه نشود. از يك شركت معتبر كه داراى پشتيبانى قوى مى باشد اينترنت خود را تهيه كنيد. همچنين مطمئن شويد كه تكنولوژى شما قابل مشاهده باشد. ممكن است شما از يك پروژكتور بزرگ استفاده كنيد اما اگر اتاق كنفرانس شما داراى نور طبيعى زيادى باشد، مشاهده كردن تصاوير در طول روز ممكن است دشوار باشد. از كارآيى پرده نمايش نيز اطمينان حاصل فرماييد تا ديد پروژكتور را افزايش دهد و يا راه حل ديگرى پيدا كنيد. به عنوان مثال می توانید يك تلويزيون تخت ٦٠ اينچ و یا بالاتر از آن نصب کنید. 

در آخر به اين نكته توجه كنيد كه تمام افراد شركت كننده در جلسه بايد بتوانند با تكنولوژى اتاق كنفرانس شما ارتباط برقرار كنند و از آن استفاده كنند. بنابراين اين فناورى بايد كاملاً عملكردگرا باشد. استفاده از پروژكتورهاى زيبا و گران هنگامى كه هيچ كس نمى تواند طرح را ببيند، عملاً بى فايده مى باشد. 

اتاق کنفرانس

٤- طراحى به گونه اى باشد كه نام تجارى شركت شما را منعكس كند

اتاق كنفرانس زبان گوياى شركت شما محسوب مى شود. همه شاهد جزئيات دفتر شما نخواهند بود، اغلب مردم از لابى مستقيم به اتاق كنفرانس منتقل مى شوند، در اين صورت هنگام طراحى اتاق كنفرانس خود اطمينان حاصل كنيد كه نام برند شما از طريق آيتم هايى مانند رنگ ها، تِم ها، مبلمان ها و غيره به مراجعه كننده منتقل خواهد شد.

مبلمان ها اولين چيزى هستند كه شما هنگام ورود به اتاق كنفرانس متوجه آن مى شويد. مبلمان ها تصوير اصلى برند شما را در ذهن مراجعه كنندگان به وجود مى آورند. اگر شركت شما داراى يك تيم خلاق باشد، چيدمان اتاق با صندلى هاى چرمى بزرگ، يك ميز كنفرانس از چوب ماهون قرمز و نقاشى هاى عجيب و غريب امرى كاملاً اشتباه است. يك اتاق كنفرانس با يك ميز مدرن شيشه اى، صندلى هاى رنگى مدرن و قرار دادن يك اثر هنرى منحصر به فرد روى ديوار انتخاب مناسبى براى شركت شما محسوب مى شود. طراحان ما با برنامه هاى متحرك سازى و تصاوير سه بعدى، نمونه هاى عالى از اتاق كنفرانس را برايتان خلق مى كنند. 

اتاق کنفرانس

و در آخر اتاق كنفرانس شما نبايد آخرين جايى باشد كه در طراحى به آن فكر مى شود. همان اندازه وقت، تلاش و هزينه اى را كه صرف طراحى ديگر فضاهاى شركت مى كنيد، به اين فضا هم اختصاص دهيد. يك اتاق كنفرانس با كيفيت مى تواند تأثير زيادى بر جلسات شما داشته باشد و در هنگام ورود توجه مراجعه كنندگان را به خود جلب كند. فعاليت و فروش شركت خود را با به زير سوال بردن ارزش هاى اين فضا به خطر نیندازيد و اين چهار عنصر اصلى طراحى را دنبال كنيد. 

موضوعات مشابه
پروژه های ایــتــاران
ارسال محصول و قبول پروژه های طراحی و اجرا در شهرها و کشورهای
WhatsApp WhatsApp us